E-mail w biznesie
Poczta elektroniczna jest w dzisiejszych czasach najpopularniejszym Å›rodkiem komunikacji pomiÄ™dzy przedsiÄ™biorcami, jak również przedsiÄ™biorcami i ich klientami.
Podczas pisania wiadomoÅ›ci należy pamiÄ™tać o podstawowych zasadach, ponieważ piszÄ…c lub odpowiadajÄ…c na e-mail, nie reprezentujemy tylko swojej osoby, ale caÅ‚Ä… firmÄ™, w której pracujemy, bÄ…dź też którÄ… reprezentujemy.
Wiele osób korzystajÄ…cych z szybkiej komunikacji, przez pisanie sms-ów, rozmowach na czatach, jak również wypowiedzi na forach dyskusyjnych, nie zwraca uwagi na podstawowe zasady pisowni i ortografii. Usprawnia to obieg informacji, które chcemy przekazać innym, nie tracÄ…c czasu na rzeczy, poza treÅ›ciÄ…, mniej istotne.
Niedopuszczalne jest pisanie takich wiadomości w świecie biznesu, gdyż odbiorca naszej wiadomości może uznać, że nie traktujemy go poważnie i dlatego wiadomość pisaliśmy w biegu, bądź jesteśmy niedokładni i nie dbamy o nasz wizerunek.
Wiele wersji poczt elektronicznych posiada funkcję sprawdzającą pisownię, jeżeli nasz program takiej nie posiada, możemy napisać list w arkuszu tekstowym, a następnie wkleić treść do e-maila.
PamiÄ™tajmy również o tym, aby używać maÅ‚ych i dużych liter ( dopuszczalne jest pisanie wiadomoÅ›ci w caÅ‚oÅ›ci dużymi literami). Odbiorca może uznać to za „wirtualnÄ… krzykliwość” i w takim samy tonie jak i ogólnym nastawieniu może odpisać nam na naszÄ… wiadomość.
E-mail – elektroniczny dokument
Wiadomość elektroniczna to postać dokumentu. Ważne jest aby w temacie wpisać czego dana wiadomość dotyczy. Ma to być krótki opis, np. „Dotyczy zawarcia umowy.”Odbiorca musi od poczÄ…tku mieć Å›wiadomość co jest zawarte w treÅ›ci wiadomoÅ›ci. Ponadto nie wolno zapomnieć o zwrotach grzecznoÅ›ciowych, tak jak w przypadku pisania zwykÅ‚ych pism czy listów.
Nie używamy zwrotów koleżeÅ„skich typu „cześć”, zastÄ™pujemy zwrotem „Szanowni PaÅ„stwo”, jeżeli zwracamy siÄ™ do osoby, z którÄ… już korespondujemy od jakiegoÅ› czasu, może użyć zwrotu „witam” lub „witaj”.
Krótko, zwięźle i na temat
W e-mailu nie powinniÅ›my siÄ™ nadto rozpisywać, a jedynie pisać zwięźle, krótko i na temat. PiszÄ…c wirtualny list, skupmy siÄ™ na tym, czego dana sprawa dotyczy. Jeżeli mamy jakieÅ› dodatkowe informacje do przekazania, np. regulaminy, umowy, aneksy, oferty to nie wklejajmy ich w treść naszej wiadomoÅ›ci, tylko doÅ‚Ä…czmy jako zaÅ‚Ä…cznik. Dobrze jest zaznaczyć w wiadomoÅ›ci jakie dokumenty doÅ‚Ä…czyliÅ›my.
Pozwoli to odbiorcy sprawdzić czy wszystkie doszÅ‚y, czy np. system automatycznie nie odrzuciÅ‚ jakiegoÅ› pliku ze wzglÄ™du np. na wielkość. PiszÄ…c takÄ… informacjÄ™, zwracamy również uwagÄ™ odbiorcy, że doÅ‚Ä…czyliÅ›my zaÅ‚Ä…czniki, gdyż ten czytajÄ…c wiadomość w poÅ›piechu mógÅ‚by tego nie zauważyć.
Skróty tylko w korespondencji prywatnej
PiszÄ…c wiadomość musimy pamiÄ™tać o tym, aby nie używać skrótów. Nasi znajomi oczywiÅ›cie wiedzÄ… co mamy przez to na myÅ›li, ale nasz biznesowy odbiorca nie koniecznie. A jeÅ›li nawet, to raczej chodzi nam o to, aby jasno zrozumiaÅ‚ nasz przekaz, a nie zastanawiaÅ‚ siÄ™, co mieliÅ›my na myÅ›li używajÄ…c danego skrótu.
Odpowiednie zakończenie
Po napisaniu naszego e-maila pamiÄ™tajmy, aby również odpowiednio go za
koÅ„czyć. W tym celu można użyć zwrotu „ z serdecznymi pozdrowienia”, natomiast kiedy mamy wÄ…tpliwoÅ›ci, czy dla naszego odbiorcy wszystko jest jasne i nie chcemy, aby ten krÄ™powaÅ‚ siÄ™ pytać, możemy dopisać „ w przypadku pytaÅ„ lub wÄ…tpliwoÅ›ci, proszÄ™ o kontakt” lub „w przypadku pytaÅ„ sÅ‚użę pomocÄ…”.
Wizytówka firmy
Stopka w e-mailach biznesowych to podstawa. Zawarte są w niej dane nadawcy, stanowisko, adres firmy a także dane kontaktowe. Nie wszyscy uwielbiają pisać e-maile, a swoje wątpliwości wolą rozwiązać np. telefonicznie, bądź osobiście podjechać do firmy nadawcy listu.
PamiÄ™tajmy, że nasza wiadomość wirtualna, to nasza wizytówka, a wiÄ™c dbajmy o to, aby byÅ‚a jak najlepsza.
